ERP-software vormt het hart van je organisatie. We maken vaak de vergelijking dat een ERP-integratie te vergelijken is met een openhartoperatie. Hier komen alle belangrijke processen samen, zoals voorraadbeheer, orderverwerking, inkoop en financiën. Voor fashionmerken is dit de plek waar overzicht ontstaat over collecties, seizoenen en voorraadstromen. Juist omdat alles hier samenkomt, is het cruciaal dat een ERP-integratie zorgvuldig en goed wordt ingericht. In de praktijk zien we dat bij verschillende aanbieders het nog wel eens misloopt. Dit heeft impact op processen, kosten en klanttevredenheid.
Waarom ERP-integraties mislopen bij fashionmerken
Fashionorganisaties werken meestal met een complex IT-landschap. Denk aan ERP, PIM, webshop, POS, WMS en externe partners. Al deze systemen moeten met elkaar communiceren. En dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Daarnaast is geen enkel merk hetzelfde. De ene organisatie werkt met pre-orders, de andere met dropshipment, seizoencollecties of meerdere merken onder een dak. Elk businessmodel vraagt om een andere integratie-aanpak. Wat vaak wordt vergeten, zijn de interne processen. Als deze niet worden meegenomen in het integratietraject, ontstaat er een mismatch tussen systeem en praktijk. Het gevolg: medewerkers gaan werken om het systeem heen in plaats van ermee.
Veelgemaakte fouten bij ERP-integraties
Slechte datakwaliteit en gebrek aan datacleaning In de fashionbranche is data vaak verspreid over meerdere systemen: productinformatie, maten, kleuren, seizoenen, leveranciers en voorraadlocaties. Als deze data niet schoon en consistent is voor de integratie, worden fouten automatisch doorgezet. Het gevolg is verkeerde productinformatie, foutieve voorraden en onjuiste prijzen. Dit leidt direct tot gemiste verkopen en ontevreden klanten. In de praktijk wordt datacleaning vaak onderschat, terwijl dit juist de basis vormt van elke succesvolle ERP-integratie.
Gebrek aan betrokkenheid van eindgebruikers
ERP-integraties worden regelmatig aangestuurd vanuit IT of management, zonder dat sales, logistiek, inkoop en klantenservice voldoende worden betrokken. Juist deze teams werken dagelijks met de systemen. Zij weten waar processen vastlopen en waar verbeteringen nodig zijn. Wanneer hun input ontbreekt, ontstaat er een systeem dat technisch werkt, maar niet aansluit op de praktijk. Medewerkers gaan werken met Excel-lijstjes en workarounds, waardoor de waarde van de integratie verloren gaat.
Geen focus op schaalbaarheid en toekomstbestendigheid Veel fashionmerken richten hun ERP-integratie in op de huidige situatie, zonder rekening te houden met toekomstige groei. Denk aan internationale expansie, extra verkoopkanalen, marketplaces of nieuwe businessmodellen. Het gevolg is dat na een of twee jaar opnieuw grote aanpassingen nodig zijn, met extra kosten en verstoring van de operatie. Een goede integratie is flexibel opgebouwd en kan meegroeien met de organisatie, zonder dat alles opnieuw ingericht hoeft te worden.
De impact van deze fouten op je organisatie
Wanneer een ERP-integratie misgaat, kan dat grote gevolgen hebben voor de hele organisatie. Wat begint als een strategische investering, kan uitgroeien tot een kostbaar traject met vertragingen, extra herstelwerk en gemiste omzet. In sommige gevallen raakt zelfs de dagelijkse operatie verstoord, met impact op klanten, medewerkers en reputatie
Hoe voorkom je deze fouten?
Een succesvolle ERP-integratie begint met een duidelijke integratiestrategie. Weet wat je wilt bereiken, welke systemen betrokken zijn en hoe dit past binnen je groeiplannen. Zorg er daarnaast voor dat je data op orde is. Klant-, product- en voorraadinformatie moet kloppen en compleet zijn voordat je gaat koppelen. Als de basis niet goed is, worden fouten automatisch doorgegeven aan andere systemen. Schone en overzichtelijke data voorkomt problemen en zorgt dat alles goed blijft werken.
Betrek gebruikers vroeg en breed bij het traject. Medewerkers uit sales, logistiek, finance en klantenservice zorgen voor waardevolle input en draagvlak.
Test stap voor stap. Begin klein, kijk wat er goed gaat en wat niet, en pas het meteen aan. Herhaal dit een paar keer voordat je live gaat. Zo voorkom je verrassingen op het moment dat iedereen ermee moet werken. Na livegang stopt het proces niet. Monitor prestaties, verzamel feedback en blijf verbeteren.
ERP-Integraties met Eazier by ACA
Met Eazier by ACA werk je met een partij die niet alleen ERP-software levert, maar ook de volledige integratie begeleidt. Met onze ERP-oplossing XPRT 365, gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central, zorgen we dat alle processen goed op elkaar aansluiten.
We begeleiden het traject van A tot Z: van inrichting en koppelingen tot testen, livegang en nazorg. Daarbij sturen we actief bij, denken we mee met je organisatie en zorgen we dat systemen in de praktijk goed werken. Zo voorkom je verrassingen en haal je maximaal rendement uit je ERP-investering.