Bedrijfssoftware stopt zelden ineens met werken. Vaak functioneert het nog, terwijl medewerkers steeds meer oplossingen eromheen bouwen met spreadsheets, extra controles en losse koppelingen. De vraag is daarom niet alleen of je het je kunt veroorloven om te vervangen, maar ook hoe lang je het je nog kunt veroorloven om dat niet te doen.
Waarom je dit vaak te laat merkt
Een verouderd systeem geeft geen duidelijke waarschuwing. De problemen ontstaan
geleidelijk en worden onderdeel van de dagelijkse werkwijze. Juist daardoor
kunnen ze lang normaal voelen.
Toch zijn er signalen waaraan je kunt zien dat de software steeds minder goed
past bij de manier waarop je organisatie werkt.
Signaal 1: je voegt kanalen toe, maar je systeem groeit niet mee
Veel retailers zijn ooit gestart met een relatief eenvoudige structuur.
Een aantal winkels, een webshop en een centraal magazijn. In de jaren daarna
komen daar nieuwe verkoopkanalen en processen bij.
Denk aan marketplaces, internationale webshops, wholesale, click and collect
of voorraad die vanuit winkels beschikbaar wordt gemaakt voor online verkoop.
Bij ieder nieuw kanaal ontstaan nieuwe vragen. Waar wordt de beschikbare
voorraad bepaald? Welk systeem is leidend voor prijzen? Waar worden
reserveringen vastgelegd? Wanneer is een verkoop uit een winkel zichtbaar
voor de webshop?
Veel oudere ERP systemen zijn ingericht rond de kanalen die er op dat moment
waren. Nieuwe kanalen worden later toegevoegd met koppelingen en aanvullende
systemen.
Een extra koppeling hoeft geen probleem te zijn. Maar wanneer iedere nieuwe
commerciële ontwikkeling ook een technisch project wordt, is dat een duidelijk
signaal. De software groeit dan niet meer vanzelf mee met de organisatie.
Signaal 2: matrixartikelen en seizoenen worden een handmatige puzzel
Fashionartikelen hebben een andere structuur dan veel andere handelsartikelen.
Een model bestaat vaak uit meerdere kleuren en iedere kleur uit meerdere maten.
Dat noemen we een artikelmatrix. Een model met vier kleuren en acht maten
bestaat bijvoorbeeld uit 32 afzonderlijke combinaties. Iedere combinatie
heeft een eigen voorraad, verkoop en beschikbaarheid.
Daar komt bij dat fashion sterk wordt gestuurd door collecties en seizoenen.
Je wilt niet alleen weten hoeveel voorraad er is. Je wilt ook weten welke kleur
en maat goed verkoopt, waar die verkoopt en hoeveel tijd er binnen het seizoen
nog over is.
Generieke ERP systemen kunnen varianten vaak registreren. Het verschil wordt
zichtbaar wanneer medewerkers dagelijks moeten werken met maten, kleuren,
collecties, seizoenen en voorraadverdeling.
Een herkenbaar signaal is dat assortimentsplanning, maatverdeling, prijsstelling
of voorraadbeheer steeds vaker in spreadsheets naast het ERP wordt gedaan.
De transacties staan dan nog in het systeem, maar een belangrijk deel van de
sturing vindt ergens anders plaats.
Signaal 3: rapportages spreken elkaar tegen
Tijdens een managementoverleg wordt gevraagd hoeveel er deze maand is verkocht.
Retail heeft een cijfer uit het kassasysteem, de webshop laat een ander bedrag
zien en finance werkt weer met een ander overzicht.
Daarna gaat het gesprek niet meer over de prestaties, maar over de vraag welk
cijfer klopt.
Zijn retouren al meegenomen? Is de online omzet verwerkt? Tot welk moment is
de voorraad bijgewerkt? Welke bron is eigenlijk leidend?
Dit ontstaat vaak wanneer verkoop, voorraad, logistiek en financiën over
verschillende systemen zijn verdeeld. Ieder systeem bevat een deel van de
werkelijkheid en gegevens worden op verschillende momenten bijgewerkt.
Opvallend genoeg wordt dit probleem vaak pas echt zichtbaar tijdens
managementoverleggen. Binnen één afdeling weet iedereen welk rapport gebruikt
moet worden. Zodra informatie uit verschillende afdelingen naast elkaar wordt
gelegd, blijken de cijfers niet altijd aan te sluiten.
Als er regelmatig discussie nodig is voordat duidelijk is welke cijfers
betrouwbaar zijn, is dat een belangrijk signaal.
Signaal 4: nieuwe medewerkers hebben weken nodig om het systeem te begrijpen
Een eenvoudige manier om te beoordelen hoe complex een systeem is geworden,
is kijken naar de tijd die een nieuwe medewerker nodig heeft om ermee te leren
werken.
Natuurlijk vraagt ieder ERP om uitleg. Het wordt anders wanneer onboarding
vooral bestaat uit het leren van uitzonderingen.
Voor deze leverancier doen we het op deze manier. Dit overzicht moet je eerst
naar Excel exporteren. Bij deze order moet je nog een ander systeem controleren.
Dit rapport gebruiken we alleen met een bepaalde instelling.
Vaak zijn zulke werkwijzen in de loop van jaren ontstaan. Iedere aanpassing had
ooit een goede reden. Samen kunnen ze er echter voor zorgen dat het systeem
alleen nog logisch is voor medewerkers die precies weten hoe alles is gegroeid.
Dat maakt nieuwe medewerkers langzamer en zorgt ervoor dat belangrijke kennis
steeds meer bij individuele collega's komt te liggen.
Wat SaaS hierin verandert
Bij oudere bedrijfssoftware werd vaak jarenlang op dezelfde versie gewerkt.
Wanneer een nieuwe versie nodig was, volgde een groot project waarin software,
koppelingen en maatwerk opnieuw moesten worden getest.
Hoe langer zo'n update werd uitgesteld, hoe groter de stap uiteindelijk werd.
Zeker wanneer veel maatwerk aanwezig was, kon dat juist een extra reden zijn
om nog langer te wachten.
Bij SaaS software werkt dat anders. De leverancier ontwikkelt de software
structureel door en nieuwe versies worden binnen een vast updateproces
beschikbaar gemaakt. Daardoor hoeft een organisatie niet jarenlang op één
oude versie te blijven werken om vervolgens een grote technische inhaalslag
te maken.
Dat betekent niet dat cloudsoftware automatisch ieder probleem oplost.
Processen kunnen nog steeds te complex worden en ook binnen moderne software
kan te veel maatwerk ontstaan.
Het verschil zit vooral in de basis. Wanneer de software actueel blijft en
belangrijke processen al standaard worden ondersteund, is er minder noodzaak
om jarenlang technische oplossingen om het systeem heen te bouwen.
XPRT 365 van Eazier by ACA is gebaseerd op
Microsoft Dynamics 365 Business Central en ontwikkeld voor fashion retail en
wholesale. Processen rondom artikelen, kleuren, maten, collecties, seizoenen,
inkoop, voorraad, winkels, logistiek en online verkoop worden vanuit dezelfde
ERP omgeving ondersteund.
Herken je meerdere signalen uit dit artikel, dan betekent dat niet automatisch
dat je direct nieuwe software nodig hebt. Het is wel een goed moment om
kritisch naar het huidige landschap te kijken.
Welke processen gebeuren buiten het ERP? Waar wordt informatie dubbel
bijgehouden? Welke rapportages leveren discussie op? Welke handelingen kunnen
alleen ervaren medewerkers goed uitleggen? En hoeveel extra werk ontstaat er
wanneer de organisatie een nieuw kanaal of proces toevoegt?
Als die lijst steeds langer wordt, werkt de software misschien nog wel.
De vraag is alleen hoeveel werk er inmiddels nodig is om dat zo te houden.