Klantcase Passa Sports

E-commerce reus en sportspecialist Passa Sports kiest voor XPRT

Passa Sports is de grootste online sport specialist van de Benelux en daarmee uitgegroeid tot één van de grootste online webshops van Nederland. Een snelgroeiend bedrijf met meer dan 200 medewerkers, ruim 16.000m² aan magazijn, 5 fysieke winkels, 17 gespecialiseerde webshops in 5 landen en verkoopkantoren in Köln en Göteborg.

Lees de klantcase

1,2 miljoen

verstuurde orders per jaar als groeidoelstelling

Scroll door naar de klantcase

Over Passa Sports

De naam Passa Sports klinkt nieuw maar de historie gaat al een tijdje terug. De oprichters van Passa Sports begonnen ruim 20 jaar geleden met gespecialiseerde webshops in het sportsegment, denk bijvoorbeeld aan tennis en handbal. Dit bleek een groot succes en al snel werd er uitgebreid naar meerdere webshops.

Passa Sports is de coöperatieve naam van de samenvoeging van de bedrijven: Sportshopsdirect B.V. en Total Sports Trading B.V.. Na de samenvoeging in 2019 werd Passa Sports, onder andere bekend van de webshops TennisDirect.nl, VoetbalDirect.nl, RunningDirect.nl, HockeyDirect.nl, IndoorDirect.nl en sportshop.com, de marktleider in de Benelux. Deze snelle groei bracht echter ook uitdagingen met zich mee.

200+ medewerkers

16.000 m² magazijn

17 gespecialiseerde webshops

5 landen

De groei vroeg om een andere manier van werken

Met 2 maximaal benutte ERP systemen en een groeidoelstelling van 1,2 miljoen naar 2 miljoen verstuurde orders per jaar was het duidelijk voor het management om naast centralisatie van de magazijnen ook beide ERP systemen te migreren naar één nieuw ERP systeem.

Guido Mulders werd aangetrokken voor de rol van projectmanager ERP implementation @ Passa Sports. Samen met een team gekwalificeerde en enthousiaste Passa Sports medewerkers startte hij begin 2021 het implementatie project.

“Om de jaarlijkse groei van 30% procent te kunnen blijven verwerken moest er op een andere manier gewerkt worden. We maakten gebruik van twee locaties en twee ERP systemen wat de aansturing complex maakte. Hierdoor ontstond de behoefte en noodzaak om zowel de magazijnen alsmede beide ERP systemen samen te voegen tot één logistiek bolwerk en één ERP back-office. Alleen op deze manier konden we onze groei faciliteren en continueren.”

Guido Mulders

De huidige situatie als basis voor de nieuwe omgeving

“Om een juiste pakketselectie te kunnen maken zijn we gestart met het in kaart brengen van de huidige processen (IST) van beide locaties. Op basis van best practice zijn de processen geherdefinieerd naar een blauwdruk (SOLL) van de nieuwe situatie waarmee wij verwachtten de toekomstige groei te kunnen faciliteren.”

Guido Mulders

Om een juiste pakketselectie te kunnen maken werd eerst de huidige situatie van beide bedrijven nauwkeurig in kaart gebracht.

Daarna begon het oriëntatie- en selectieproces. “Onze investeerders hadden een uitgesproken voorkeur voor Microsoft Dynamics Business Central wat het selectieproces al een stuk vereenvoudigde op het gebied van softwareselectie.

Softwareleveranciers werken vaak met branchegerichte partnerbedrijven die via een softwareschil branchegerichte functionaliteit toevoegen aan de standaard software. Voor Passa Sports kwam ACA met hun product XPRT het dichtst bij de gemaakte blauwdruk en heeft uiteindelijk met hun persoonlijke benadering de tender gewonnen.” - Guido Mulders

Het project

Guido geeft eerlijk aan dat er geen partij was die met Microsoft Dynamics Business Central aantoonbare ervaring had binnen de e-commerce branche en dan met name met deze schaalgrootte. Toch zijn we met ACA in zee gegaan met de afspraak gezamenlijk op te trekken om de vastgestelde scope te gaan realiseren, onder andere door de standaard van ACA te verrijken en vooraf gedefinieerd maatwerk te ontwikkelen daar waar de standaard geen oplossing bood.

“Er was geen enkele partij die ons een passende en werkbare oplossing kon garanderen op basis van 2 miljoen orders in een cloud omgeving (gemiddeld 5.500 per dag met uitschieters tot 10.000).”

Guido Mulders

Een complex omvangrijk project kent meerdere stakeholders en partijen, waarbij iedere partij haar eigen belangen en visie heeft. Commitment vanuit elke partij en goede communicatie tussen stakeholders is essentieel. Naast ACA met XPRT hebben ook andere partners een essentiële taak vervuld in het project: Flashpoint op het gebied van e-Commerce, Divide met de Omnichannel Integration Suite (OIS) op het gebied van Middelware, 2-Factors met TritonX voor omnichannel en klantenloyalty en ICS Vertex met Scansuite een scanning module voor het WMS.

“Het was een hele uitdaging om alle partijen te laten samenwerken. Iedereen denkt en werkt vaak binnen zijn of haar eigen kaders van hun eigen product, waar het voor Passa Sports van belang is dat er goede en duidelijke communicatie plaatsvindt tussen de verschillende partijen om een geoliede datastroom van order- en artikelinformatie te creëren.”

Guido Mulders

16.000 m² magazijn

XPRT

Nadat de keuze voor XPRT was gemaakt, is er binnen Passa Sports een projectteam van ervaringsdeskundige per bedrijfsproces samengesteld. Deze zogeheten proceseigenaren waren verantwoordelijk voor het waarborgen van hun eigen processcope binnen de blauwdruk, het formuleren en uitvoeren van de testscenario’s en uiteindelijk het trainen van de medewerkers.

Parallel daaraan was er de dataconversie van alle legacydata. Hierbij zaten ook de 400.000+ artikelen die vanuit twee verschillende ERP omgevingen, met overlapping en productteksten, moesten worden samengevoegd en geconverteerd naar XPRT.

400.000+ artikelen geconverteerd naar XPRT

Magazijngang met voorraad van Passa Sports

Bekijk XPRT 365 in een demo

“Zonder mijn interne team had ik het nooit gered. Zij hebben hun projectwerkzaamheden veelal naast hun dagdagelijkse werkzaamheden vol overgave uitgevoerd. Als tijd tekortschoot waren er altijd de avonden en weekenden om het alsnog voor elkaar te krijgen. Dit gold overigens ook voor de consultants van de verschillende partners, die vaak bereid waren buiten kantooruren alsnog bereikbaar en behulpzaam te zijn.”

Guido Mulders

Vertrouwen in de geïmplementeerde oplossing

“Nu het project is afgerond en het systeem volledig geïntegreerd is binnen alle bedrijfsprocessen van Passa Sports, merk ik dat het vertrouwen in de geïmplementeerde oplossing groeit en de keuze voor XPRT en ACA de juiste is geweest. Met als mijlpaal de Black Friday verwerking van 7.200 orders op 1 dag.

Uiteraard wil dit niet zeggen dat we bij de pakken neer moeten gaan zitten. We zullen samen met onze partners moeten blijven streven naar het optimaliseren van het IT landschap van Passa Sports. We moeten klaar zijn om elke vorm van groei, organisch of via overnames, in de komende jaren zonder moeite te verwerken met het huidige IT-landschap zodat onze klanten altijd binnen de gestelde termijn hun sportartikelen blijven ontvangen.”

Guido Mulders

orders op 1 dag tijdens Black Friday

De Black Friday verwerking van 7.200 orders op één dag vormde een belangrijke mijlpaal binnen het project.

Bespreek jouw groeiplannen met een specialist

Benieuwd hoe je processen, ERP en logistiek zo kunt inrichten dat jouw organisatie verder kan groeien? Bespreek vrijblijvend jouw situatie en ambities.

Een rustig en vrijblijvend eerste gesprek

Geen uitgebreide presentatie, maar een inhoudelijk gesprek over jouw huidige processen, IT-landschap en mogelijkheden om schaalbaar verder te groeien.

Carel Smulders, Business Development Manager

Plan een vrijblijvend adviesgesprek